Struktur organisasi merupakan sistem atau susunan hierarki untuk menentukan jenjang, posisi, dan fungsi suatu peran dalam perusahaan, baik dalam tim maupun perorangan. Dalam menyusun struktur organisasi, terutama untuk bisnis yang baru dimulai, seringkali masalah yang dihadapi adalah kebingungan untuk mulai menyusun dari mana. Pada dasarnya, Anda dapat membagi struktur berdasarkan dua basis penyusunan:
Struktur Berdasarkan Strategi
Dalam membuat struktur organisasi berdasarkan strategi, Anda membagi setiap tim atau divisi berdasarkan effort, pengetahuan, dan kemampuan yang berbeda. Misalkan Anda ingin membuat struktur organisasi untuk sales, Anda dapat membaginya berdasarkan spesialisasi produk yang dikuasai maupun segmentasi pasar.
Tim A terfokus menjual produk A yang dikhususkan untuk konsumen ibu rumah tangga, sedangkan tim B fokusnya adalah menjual produk B untuk bapak-bapak. Sehingga mereka akan terbagi berdasarkan segmentasi pasar tersebut. Umumnya, hal ini terjadi dalam bisnis yang memiliki beragam varian produk, seperti consumer goods.
Baca juga: Membangun Teamwork yang Solid untuk UMKM dan Start-up
Struktur Berdasarkan Proses
Selain berdasarkan strategi, Anda juga dapat menyusun struktur organisasi berdasarkan proses. Hal ini dimulai dari mengkaji tahap demi tahapan yang terjadi di dalam bisnis Anda dalam menghasilkan produk atau jasa yang ingin ditawarkan, hingga akhirnya sampai ke konsumen Anda. Misalkan dimulai dari merencanakan produk dan membeli barang-barang dari pabrik atau supplier, Anda dapat memikirkan kira-kira peran apa yang tepat untuk job description ini dan tahu bagian-bagian apa saja yang dibutuhkan.
Dari proses produksi yang misalnya dilakukan oleh tim produk dan purchasing, Anda dapat melihat kembali proses-proses setelahnya seperti distribusi, pemasaran, penyimpanan gudang, customer service, dan sebagainya. Dengan melihat proses dan membagi pekerjaannya dengan jelas, Anda juga jadi mengetahui aspek-aspek resiko yang dapat terjadi, seperti meminimalisir adanya fraud.
Bagi fungsi yang jika beririsan akan berpotensi menimbulkan resiko, seperti jika finance, warehouse, dan purchasing berada dalam kotak dan kepemimpinan yang sama, akan ada potensi titik resiko kecurangan seperti negosiasi dan membeli barang dari supplier untuk dijual kembali, pelaporan yang tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan, dan sebagainya. Sehingga ada baiknya melakukan pemisahan fungsi sesuai potensi resikonya, atau biasa dikenal dengan menghindari conflict of interest.
Baca juga: Mengukur Performa Customer Service dan Admin Melalui Key Performance Indicator
Menyusun struktur organisasi memang bisa menjadi tricky dan butuh beberapa percobaan dan pertimbangan sampai Anda menemukan susunan yang tepat. Dalam hal ini, alangkah lebih baik jika Anda didampingi oleh ahli di bidangnya agar struktur organisasi Anda lebih efektif.
Simak Informasi Terkait Lainnya:
Mengenal Perbedaan Antara Key Performance Indicator dengan Objective and Key Result
Pentingnya Memiliki Key Performance Indicator untuk Bisnis Anda
Bisnis Saya Masih Berskala UMKM, Kenapa Harus Punya KPI?
Sumber:
Youtube Tanya Kak Sam –
TUTORIAL MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN STRATEGI PERUSAHAAN
Youtube Tanya Kak Sam –
TUTORIAL MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN PROSES BISNIS